網擎資訊運用 Vital OD、Vital BizForm 線上簽核掌控時效性、省紙減碳愛地球

網擎資訊軟體股份有限公司(Openfind)自 1998 年成立至今，提供電子郵件安全相關的雲端服務和自建產品的軟體公司，服務客群主要為企業用戶，市場遍及台灣、日本、東南亞以及非洲的奈及利亞，全球現有數千萬的訂閱者使用網擎資訊的服務。

網擎資訊執行長廖長健認為各家企業在數位轉型的過程中，即使有開發能力或像是網擎的軟體公司都應專注在本業，直接使用合適的數位工具讓整個商業流程效率化和數位化，省下開發的人力、時間與費用成本，快速提升競爭力

在數位轉型的浪潮下，即便網擎資訊已是數位化程度較高的軟體公司，也同樣面臨轉型挑戰，執行長廖長健表示，近幾年雲端化趨勢促使軟體公司的商業模式從本來的賣授權轉為訂閱制，而這樣的改變降低了每筆訂單的金額、客戶用戶數大幅提升，不僅軟體開發能力要敏捷因應市場需求，勢必需要更多更好的系統讓整個商業流程都要更加效率化和數位化，當然對於一家軟體公司來說，自行開發系統和專人維護管理並不是不可行，不過執行長廖長健認為，任何一家公司在面臨數位轉型的時候，應該專注在本業，如果現成市面上已經有做的很好的系統，直接使用可以更快上手，並且省下開發的時間、人力等軟硬體成本，有效提升競爭力。

由於這些需求與目標，網擎資訊成立了 ESG 工作小組，以每半年為單位推進希望達到的 ESG 目標，經過一連串的評估決定採用雲端服務，導入叡揚 Vital OD 公文管理、Vital BizForm 智慧表單優化作業效率，在短期內效益顯著，簽核流程從原本 2 到 3 週，縮短至最快可於一天內完成，更減少了 60% 以上的紙張用量，落實省紙節能減碳的 ESG 目標，進行數位、零碳的雙軸轉型。

網擎資訊執行長廖長健(中)、研發副總葉慶章(左一)與叡揚雲端及巨資事業群總經理胡瑞柔(左二)、副處長李宗青(右三)、公文產品技術部副處長吳錦紅(右二)、智慧表單產品經理陳韋廷(右一)合影


導入 Vital OD 掌控公文時效性，減少 60% 以上的紙張消耗
ESG 工作小組在 2022 年上半年決定將紙本公文數位化，負責產品研發部門以及行政服務處的研發副總葉慶章說明，之前透過紙張作業的流程繁瑣，收公文時先以紙本抄錄後轉給相關承辦人員，發公文的時候，也是業務同仁交由行政服務處取得文號後再進行發文，從記錄、簽核、管理到寄送公文需要花費很多時間，加上客戶分散全台各地，不僅快遞成本高、也可能發生寄達時間延誤。

還有一些標案案件必須在期限內發文，在截止日前的中午要把所有資料列印完整、備齊後寄出，時效問題的壓力很大，導入 Vital OD 公文管理之後，將公文上傳並完成確認，只要按下傳送鍵，下一秒就到達客戶的收文單位，非常方便也不用擔心之前快遞或掛號延遲的臨時狀況。

現在除了可以直接接收政府發送的電子公文，業務同仁也能自行在線上編輯公文和進行簽核，過往一年大概會有一百多份的公文往返，目前行政服務處只需要處理約 40% 傳統紙張的部份，大幅節省 60% 以上的紙張消耗，更輕鬆掌控時效性。


網擎資訊研發副總葉慶章分享導入數位工具不免會有習慣上的改變需要適應，不過整體是正向幫助，有助於數位轉型和內部溝通，以及妥善留存簽核歷程的相關紀錄

運用 Vital BizForm 即時線上簽核，最快一天內可完成簽核
同時 ESG 小組也認為公司內部的所有表單、申請簽核等流程，也是數位化的優先目標，在搜尋系統的過程中，得知叡揚 Vital BizForm 智慧表單，實際試用後覺得很符合需求，且有客服貼心回應遇到的操作問題，因此當時在短短兩個禮拜內就評估完所有需要上線的表單，執行長廖長健說，正式上線後約一個月便發現自己已審閱了 400 多份的表單，不管是外出會議或出差國外，都可以趁空檔用手機進行簽核。當初選擇 Vital BizForm，主要也因為是雲端服務價格很合理，並支援精美的 web 版和手機版介面，導入很短的期間就可以看到成效、幫助很大。

網擎資訊應用Vital BizForm設計加班成果稽核單，追蹤簽核進度、加速作業流程

研發副總葉慶章補充，現在已有 30 幾種表單，每個月約可省下 200 張以上的紙張也更方便簽核。葉副總也提到，以往使用紙本作業，大家習慣走來走去遞送轉交紙本表單，導入 Vital BizForm 雖然有習慣上的改變需要適應，不過整體是正向幫助，有助於數位轉型和內部溝通，以及妥善留存簽核歷程的相關紀錄。例如加班成果稽核單，以前送出後經過各級主管簽核，大概要一週以上才會到人事單位，也不知道進行到哪邊、有沒有什麼問題，現在進度一目了然，也知道何時會核發加班薪資，再也不需要一直過問，最快甚至可以一天內走完流程，是最大的效益。葉副總認為 Vital BizForm 表單設計相當有彈性，幾乎是無縫呈現原本在使用的紙本表單，在系統上輕鬆拖拉就可設計出表單，系統介面也相當簡單新穎，還有公式欄位可運用，加上叡揚的業務和客服團隊都很熱心給予協助，也會舉辦教育訓練課程，讓使用者熟悉操作，所以同仁快速即可上手。

執行長廖長健分享，雲端服務還有一大優點就是自動更新，提供既有用戶更好的使用體驗，在現階段導入 Vital OD、Vital BizForm 不僅短期內幫助同仁作業效率提升，更重要的就是落實節能減碳、一起愛地球。

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免費試用 Vital BizForm 智慧表單 30天 >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-bizform