比電子發票還容易上手的 Vital Finance ，助內科協會輕鬆打造雲端工作環境

「在一開始試用叡揚資訊 Vital Finance 雲端會計總帳模組時，我就覺得很容易操作，正式導入後，偶爾遇到一些不理解的地方，客服人員也很有耐心地一一協助解答」社團法人台北內湖科技園區發展協會（以下簡稱內科協會）會計梅淑娜說，這種有別於過往其他系統的學習經驗，令她感到相當意外，藉由 Vital Finance 簡單又直覺的使用介面，讓梅淑娜很快就習慣了新的系統，還能藉由 Vital Finance 省下很多時間，有更多心力去處理其他業務。

內科協會化身產業領頭羊，積極推動數位轉型

科技產業是台灣經濟能夠不斷成長的重要關鍵，而成立於2001年的內湖科技園區，則是台灣科技產業的金雞母和人才搖籃。擁有6千多家廠商、21萬員工，是個人才匯集的大職場。

內科協會祕書長吳雲瑞說「為了幫助園區廠商立足台灣、放眼國際市場，協會自成立以來，一直致力於連結園區廠商間感情及促成合作及成長」，在內湖科技園區逐步壯大規模的路上，內科協會扮演了重要的角色。


在內湖科技園區逐步壯大規模的路上，內科協會扮演了重要的角色。(圖為 台北內湖科技園區發展協會 祕書長吳雲瑞 )

只不過，隨著企業會員數不斷成長、會務工作也越來越繁重，在人力有限的情況下，內科協會開始推動數位轉型，希望能提昇作業效率。首先在對外溝通上，採取「科技優先」的策略，像是運用電子書製作各種宣傳刊物，如：會刊、理監事選舉的選舉公報、會員名錄等。在內部作業上，則積極擁抱雲端服務。

在人力有限的情況下，內科協會開始推動數位轉型，希望能提昇作業效率。

吳雲瑞指出，2021年中旬，全台進入三級警戒，許多企業改採居家辦公或分流工作的模式，而內科協會當時大部份的工作都能遠距處理，唯有財會作業必須進辦公室才能處理，導入雲端服務，讓財會人員也能遠距辦公，成為內科協會當時最重要的課題。

使用介面簡單又直覺  幫助財會人員無痛轉換新系統

在多方評估後，內科協會最終決定導入叡揚資訊 Vital Finance 雲端會計總帳模組，「因為叡揚資訊不但經驗豐富、專業、還有試用版，讓我們在正式導入前就可以先行摸索系統功能，」吳雲瑞說。

不過，梅淑娜卻說，「其實，我一開始有點抗拒使用新系統，」因為梅淑娜身兼多職、工作繁重，要在工作中抽出時間學習，本就不容易，又覺得自己年紀大，學習速度慢，擔心會影響工作進度。

梅淑娜進一步提及之前學習使用電子發票平台的經驗。當時，她不僅打了幾百通詢問電話，還要把步驟一步一步詳細記錄在筆記本上，每一次使用都要對照著操作，直到數月之後才熟能生巧。

那次的經驗讓梅淑娜對於要轉換新系統感到莫名憂心，也讓她誤以為導入 Vital Finance ，意味著又要再次花上數月的時間去學習，沒想到實際導入之後，才發現原本的擔心是多餘的。憑藉著 Vital Finance 簡單友善的操作介面及完善客戶服務，讓梅淑娜能夠輕鬆上手，無痛轉移工作模式。

最令梅淑娜感到有幫助的是， Vital Finance 可以自動產出二種格式的損益表。因為內科協會有申請統一發票，所以有開立發票的收入就需要申報所得稅，而  Vital Finance 提供進階的報表設定功能，可以產出一份囊括所有收入和支出的損益表，供理監事開會使用，另一份稅務申報用的損益表，以便進行申報作業，不用再像以往耗時耗力得自行編製第二張報表。

由左至右為：叡揚資訊財會軟體產品經理 徐瑞元、台北內湖科技園區發展協會 祕書長吳雲瑞、會計梅淑娜，於內科協會的合影。

雲端服務提高便利性，打造高彈性作業環境

吳雲瑞指出，在 Vital Finance 之前，內科協會原本使用的是單機版財會系統，相較於人工記帳的方式，雖然方便許多，但只要電腦故障，就得重灌一次軟體，還有停電、也會影響使用，最重要的是不能遠距工作，如今導入 Vital Finance 後，不但解決單機版系統遇到的問題，更能跟上現今重視工作彈性的趨勢。

未來，吳雲瑞希望能引進更多科技工具，如：在舉辦各類活動時，以電子報到取代人工報到程序，又或是導入電子投票機制進行理監事選舉等，在加深數位化程度的同時，也能發揮很好的示範作用，吸引會員跟進，「公協會推動數位轉型，不只為了提昇作業效率，更要扮演好領頭羊角色，才能帶動會員企業積極擁抱數位轉型趨勢，運用數位工具提升競爭力，」吳雲瑞最後語氣肯定地說。