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通產工業應用 monday.com 實現工作創意 設計多種自動化作業流程 協作效率大躍進
鍾政屹 通產工業有限公司 總經理

通產工業的同仁將工作想像在 monday.com 上實現,總經理鍾政屹表示,看到團隊的成長、工作效率提升等成果,感到非常開心,更有信心持續推動數位轉型。

- 鍾政屹 通產工業有限公司 總經理

通產工業的同仁將工作想像在 monday.com 上實現,總經理鍾政屹表示,看到團隊的成長、工作效率提升等成果,感到非常開心,更有信心持續推動數位轉型。

- 鍾政屹 通產工業有限公司 總經理

一分鐘看問題

  • 工作上有許多繁複的作業流程,尋找很多工具和方法,總是無法有效率的解決
  • 內部溝通上使用 LINE ,不管是提醒通知還是詢問,導致相關事務負責人的 LINE 常被洗版,很容易遺漏訊息
  • 工作流程與溝通資訊分散,無法統整專案開發經驗,致使新專案工作項目與時程無法精準預估與規劃

產出效益

  • 由於 monday.com 的工作版設計彈性且調整方便快速,讓各部門的職員可靈活運用,不用 IT 人員就可自行建立七大工作板,進一步將原有的作業流程重新規劃,協作辦公更有效率
  • 將專案討論項目集中在 monday.com 的工作分群裡,負責人只需要點開討論串即可了解該項目的相關細節,不用在 LINE 上翻找過去訊息,省時省力
  • 可以將工作內容、討論項目、作業時間在工作板上儲存成標準製程,之後有同樣的工作項目,便能快速複製經驗

擁有超過 30 年的塑膠被覆押出技術、經驗和知識,讓 tw-TCi 通產工業有限公司成為電線電纜、橡膠塑膠被覆機頭和模具行業的領導者,面對數位轉型浪潮,更是以積極、勇於改變的態度進行內部作業流程再造,展現數位化的價值。

通產工業總經理鍾政屹表示,過去觀察到工作上有許多繁複的作業流程,其實也有尋找很多的系統工具和方法,總是無法有效率的解決,而且如果想要調整系統功能,至少也需要耗時三個月請專業人員修改或者是高昂的費用,直到認識 monday.com ,發現工作板的設計上相當靈活彈性,不需 IT 人員也能依照作業項目設定需要的方式,而且手機上操作也很方便,便陸續將過往的工作創意開始實踐在 monday.com 的工作板。

剛好這次有機會參與政府推動的「數位青年轉型種子賦能計畫」( T 大使計劃),由叡揚資訊 monday.com 顧問帶領叡揚 T 大使,協助通產工業導入 monday.com ,通產工業的同仁在三個月內便協力合作創造七大工作板,涵蓋客戶資料與評分板、產線 QC 記錄表單品檢板、請購表單、業務收集板、生產排程表與與待辦事項,工作效率、溝通效率皆大幅提升!

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由叡揚資訊的 monday.com 顧問和團隊,帶領叡揚 T 大使,共同協助通產工業導入 monday.com ,通產工業的同仁在三個月內協力合作創造七大工作板

各部門依照需求自行設計工作板,透過自動化功能縮短作業時間

通產工業的同仁 Tina 分享,以產線 QC 記錄表單品檢板為例,之前生產人員會先用 google 表單填寫生產資料,再由品管員依據每個項目的標準逐一檢視,判定是否該軸為不良軸,共有超過 50 個項目要查看,若是不良軸,就在表單上做標記,同時反映給現場人員及主管,並計算當日製作重量及軸數,一樣需要回報給主管,每個步驟都是反覆人工作業,非常消耗時間和心力。

導入 monday.com 後,品管員可依據當天製作規格,更新工作板的自動化設定,讓系統判定該軸是否符合標準,大幅減少人工處理時間,更降低人為的疏失機率,在出現不良品時,還可自動提醒現場人員及主管;此外儀表板的多種可視化圖表,可幫助品管員即時了解當日生產合格數、不良品比例、生產總數量,不用等待人工整理數據,有了這些自動化功能,相較於過往的作業模式,幫助相關人員每天縮短將近一半的作業時間。

另外 Tina 也分享應用在模具生產排程表的工作板,通產工業原本使用 google 試算表,排程內容過多,無法快速查看各排程及製程時間,當訂單交期接近,也不能設定自動通知,主管或各工作站同仁難以即時清楚了解現狀,導致不易妥善安排工作排程。針對遇到的問題,在 monday.com 上建立每筆訂單的各個工作站、預計的製程時間和處理狀態,並應用甘特圖功能管理每個工作站的工作日期,可即時追蹤更新、還能設定到期日自動提醒,幫助廠長每日節省 1 小時用於處理瓶頸站的時間。此外,更可將專案討論項目集中在 monday.com 的工作分群裡,廠長只需要點開討論串即可了解該項目的相關細節,不用在被洗板的 LINE 上翻找過去的訊息,更可以將工作內容、討論項目、作業時間在工作板上儲存成標準製程,之後有同樣的工作項目,便能快速複製經驗。

透過這兩個工作板的應用案例,可實際了解通產工業導入 monday.com 後,提升的工作效率面。

不用透過 IT 人員也能在三個月內建立七大工作板,相當於完成七套不同的作業系統,運行效益顯著,協同合作更順利

由於 monday.com 的操作介面自由度高、設計直覺,即使非 IT 人員也能自行定義欄位、設定人員權限,以及選擇計算、圖表等功能,而通產工業的同仁也順利的在三個月內協力合作創造七大工作板,相當於完成七套作業系統,如果要客製化這些系統,幾乎是不可能在短短三個月的時間就可以完成,成本也一定相對應很高,這次導入 monday.com 對於通產工業來說,建置系統成本大幅下降,還能減輕日常人力負擔,並達成多項產出效益。

在導入 monday.com 的期間:業務收集板已累積處理 70 項工作;在生產管理部門方面,品檢板和生產排程板已是每天都要使用的工作板,已處理近 1,300 個品檢項目、累計處理的訂單高達 227 件,另外請購板已累計處理 67 件請購申請、工作管理板上則有 14 個提案,並已完成其中 2 項,除了減少許多重複性的人工作業,更推動各部門間的協同合作更加順利。

決策者的支持是數位轉型的成功關鍵,通產工業鼓勵同仁發揮工作創意

總經理鍾政屹補充分享,他認為沒有哪一個系統是能完美應付企業所有的作業需求,如果有這樣的系統,必定是需要付出很高的費用與時間成本,因此建議的理想做法是將各項專業的工具搭配運用,將 monday.com 串聯現有的資源與系統(例如 Vital CRM 系統、Vital Knowledge 雲端知識管理系統),互相補足作業上的需求,加上定位清楚就不會有重工的問題。此外,對於使用者來說,在專案管理的流程上如果有希望調整或更好的地方,monday.com 最棒的就是可以彈性設計、一有想法就能快速地進行驗證。

687831右起分別是通產工業 總經理鍾政屹、叡揚資訊雲端及巨資事業群 賴俊仁處長、叡揚資訊雲端及巨資事業群 總經理胡瑞柔於 T 大使成果發表會的合影

同時再次強調目標真的很重要,如同健身一樣,有了專業教練的菜單,就會知道要怎麼訓練。雖然過程中遇到系統轉換的陣痛期、學習上的困難等等,但是在叡揚 monday.com 顧問與 T 大使的協助下,逐步的解決,總經理鍾政屹更鼓勵同仁提案創新,將工作想像在 monday.com 上實現,他說,看到團隊的成長感到非常開心,更有信心持續推動數位轉型。

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