使用服務 Vital OD
城都顧問公司導入叡揚Vital OD輕鬆辦公文、節省75%的紙張用量
城都顧問公司 資深專員 鍾宛庭

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中,叡揚持續優化系統版本,客戶都可以直接線上更新,且不需另外收費是一大優點,在 2020 年 6 月時的改版,不僅介面變的更為直觀,使用的靈活度也變更高,系統自動帶出簽核人員下拉選單,可因應案件快速選擇下一關是誰,也可快速進行單位分文,收發文也都有清單可以產出,對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說,非常的方便和實用。

- 城都顧問公司 資深專員 鍾宛庭

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中,叡揚持續優化系統版本,客戶都可以直接線上更新,且不需另外收費是一大優點,在 2020 年 6 月時的改版,不僅介面變的更為直觀,使用的靈活度也變更高,系統自動帶出簽核人員下拉選單,可因應案件快速選擇下一關是誰,也可快速進行單位分文,收發文也都有清單可以產出,對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說,非常的方便和實用。

- 城都顧問公司 資深專員 鍾宛庭

一分鐘看問題

  • 無介接電子交換,一定要列印成紙本才能簽辦公文,增加作業時間
  • 使用excel表管理公文查找不易
  • 每月紙張用量大,佔用許多存放空間
  • 主管出差無法簽核公文、且難以追蹤進度

產出效益

  • 所有公文電子化,方便追蹤查找與歸檔管理
  • 每月節省約75%的紙張用量,落實無紙化也不佔用實體存放空間
  • 主管可即時簽核公文,不延誤作業時間

城都國際開發規劃管理顧問有限公司(以下簡稱城都),專業領域主要包括都市規劃、非都市土地開發、收益性不動產投資顧問、經營管理計畫、財務計畫、環境工程等項目,以配合國家建設、促進地方經濟發展及提昇生活環境品質為宗旨。

無介接電子交換,只能使用紙本公文簽辦,不僅追蹤查找不易,且佔用存放空間

負責協助主管收發公文的資深專員鍾宛庭說明,城都的服務對象多為政府公部門、大型公司,像是都市發展局、地政局、交通部觀光局等機關都會需要發公文,還沒有導入公文系統時,即使已有部份機關發送電子公文,也會需要印出來,也就是說所有的公文都會變成紙本上呈,行政人員依照承辦人分發,並將公文資料輸入至 excel 表做管理。之前每天大概會有十幾封、甚至到二十多封的公文數,常常消耗不少人工作業時間,而且大量累積紙本文件,佔用辦公室的儲存空間,還需要專屬的櫃子置放。

鍾宛庭補充,由於主管常有出差行程,若要簽核公文必須等候主管回到辦公室,對於有時效性的計畫案,會壓縮到審閱時間,加上有時候急著確定公文簽到哪邊了,還要一一詢問承辦單位,如果要查找公文,也只能透過翻找紙本確認,在作業上很不方便。

導入叡揚 Vital OD 公文管理系統有多利,省時、省力、省紙、省空間!

隨著公司承接的計畫案增加,公文處理頻繁,這些作業上不便的問題更加明顯,因此開始評估電子公文管理系統,一開始也是先在網路搜尋,發現叡揚的 Vital OD 公文管理系統可以直接試用,系統本身滿好用上手,此外在評估的過程中,叡揚團隊即時回應需求,有問題也會幫忙調整,加上價格合理,因此選定叡揚為合作夥伴。

因為目前最主要的公文來源為電子文,在導入 Vital OD 公文管理系統後,不同過往需要每天印出近 20 多封的紙本公文,現在只需要處理大概 5~6 封的紙本公文,將這些紙本公文上系統電子化,就可以線上簽辦,立刻大幅節省人力作業時間,甚至每月紙張節省近 75% 的用量,不僅降低支出成本、而且環保又便利!也不需要那麼多的存放位置了,辦公空間將可以做更有效的利用。

此外,現在即使主管出差在外,也可以很方便的在線上完成簽核,如果承辦人想要追蹤作業進度,直接從系統上即可一目了然簽核狀況,再也不用一關一關追查,當有需要調閱公文的時候,系統內建不同的查詢條件,可快速搜尋、直接線上檢視原始公文和修訂記錄。

公司擴大、文量增加,Vital OD 成為營運不可或缺的數位工具

在同仁適應系統方面,剛開始導入時,也是有遇到部份同仁不習慣而排斥、覺得好像變麻煩了,當時有先請叡揚客成顧問團隊來做教育訓練,並且協助整理使用情境和流程,另外公司自己也做了一份懶人包,讓新接觸系統的新人,針對城都的作業流程上的問題,也可以快速解決。

鍾宛庭分享使用 Vital OD 公文管理系統的過程中,叡揚持續優化系統版本,客戶都可以直接線上更新,且不需另外收費是一大優點,在 2020 年 6 月時的改版,不僅介面變的更為直觀,使用的靈活度也變更高,系統自動帶出簽核人員下拉選單,可因應案件快速選擇下一關是誰,也可快速進行單位分文,收發文也都有清單可以產出,對於專案分工流程與公司組織層級不同的城都來說,非常的方便和實用。


img_cltp_2隨著公司持續擴大,公文量跟著增加,Vital OD公文管理系統成為城都顧問營運不可或缺的數位工具。



更多相關案例

臺灣區絲織工業同業公會運用 Vital CRM 與會員交織出緊密關係 臺灣區絲織工業同業公會運用 Vital CRM 與會員交織出緊密關係
Vital CRM
18 八月 2022
當科技遇上工程,翊峰科技運用 monday.com 改寫工程管理新樣貌 當科技遇上工程,翊峰科技運用 monday.com 改寫工程管理新樣貌
monday.com
25 七月 2022
芙彤園 用數位科技爭取 ESG 企業認同 芙彤園 用數位科技爭取 ESG 企業認同
Vital CRM
18 五月 2022