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慶霖智權透過 monday.com 打造雲端辦公室精準管控案件流程提高服務滿意度
慶霖智權 總經理 袁耀慶

因為monday.com的介面設計相當彈性,可以自訂流程管理需求,總經理袁耀慶將31個步驟依序設定後,所有案件的進行進度一目了然,更方便的是,同仁可以在該案件上即時對話,而專案還可再分出子項目,將對應的需求檔案直接附件在項目欄位,連同討論的記錄都會持續跟著專案的流程走,大幅降低檔案因散落不同位置、找不到或忘記了的風險。

- 慶霖智權 總經理 袁耀慶

因為monday.com的介面設計相當彈性,可以自訂流程管理需求,總經理袁耀慶將31個步驟依序設定後,所有案件的進行進度一目了然,更方便的是,同仁可以在該案件上即時對話,而專案還可再分出子項目,將對應的需求檔案直接附件在項目欄位,連同討論的記錄都會持續跟著專案的流程走,大幅降低檔案因散落不同位置、找不到或忘記了的風險。

- 慶霖智權 總經理 袁耀慶

一分鐘看問題

  • 需要有系統將自訂的SOP做串聯,嚴謹管理專案進行狀況
  • 使用不合適的管理工具,造成作業流程的順序混亂、相關人員無法同步
  • 每個專案的附件資料分散四處,不易尋找和統整

產出效益

  • monday.com的介面設計彈性,可自訂流程管理需求,所有專案進度一目瞭然
  • 大幅降低檔案因散落不同位置、找不到或忘記了的風險
  • 案件同步即時、附件完整,團隊雲端協作更有默契與效率
  • 幫助優化客戶服務和作業更細緻嚴謹

慶霖智權科技股份有限公司(同時也是國聲法律事務所的團隊夥伴),提供全球智慧財產權布局策略及解決方案。主要服務範圍包含專利申請、商標申請和訴訟部份,例如智慧財產權的訴訟案件,目前以企業客戶比較多,也提供一般的法律顧問。

專案流程繁雜且須遵循法律期限,使用不合適的工具造成進度確認困難

慶霖智權的總經理袁耀慶說明,以專利申請案件來說,因為在法規上有制式的法律期限,一旦過期就會連帶影響相關權益,因此在管理上必須更加嚴謹,而組織的 SOP,則考驗著領導人的智慧,由於本身有美國 PMP 證照,親自設計一套 31 個流程的 SOP,制定每個案件可以往下一關的進度標準,並且確實地按照步驟進行。如同其他公司的顧慮,慶霖智權也會擔心人員異動影響流程交接的問題,所以必須藉由系統將 31 個流程串起來,當案件延誤時,才有跡可循。


img_cltp_1慶霖智權總經理袁耀慶擁有美國PMP證照,親自設計一套 31 個流程的 SOP,制定每個案件可以往下一關的進度標準。

因此他在網路上找到了一家免費的專案管理工具,可以排序每個案件的流程和勾選確認,初期也沒遇到操作問題,不過使用一段時間後就發現嚴重狀況,常常點到任一項目就變更其順序,或是不小心按到打勾就刪掉了,這對於管理上來說是非常嚴重的,因為作業流程不能那麼容易被更動,必須有再次確認步驟或是修改記錄。

另外還遇到一個更大的問題,原來每個案件在作業上並沒有同步,系統顯示的狀態和實際不符,導致無法掌控專案的狀況,可能同樣的作業重做了,甚至是重複繳款,在當時發現這個問題時,「真的是嚇出了一身冷汗。」總經理袁耀慶這麼說。

導入 monday.com 完善專案 SOP 流程,團隊雲端協作更有默契與效率

因此當時急需一套專案流程管理的系統工具,就直接在網路上搜尋專案管理等關鍵字,發現了 monday.com 繁體中文版,當下就立刻填寫申請,而叡揚的業務人員也很即時的回應,使用視訊會議討論需求,幫助總經理袁耀慶快速了解功能介面,在試用了兩三天之後就正式開通,後續親自花了一個月左右的時間,把資料陸續建立進 monday.com 解決了過往遇到的問題。


img_cltp_2慶霖智權導入 monday.com 管控專案,自訂流程管理需求,總經理袁耀慶將 31 個步驟建立至系統,所有案件的進行進度、相關資訊都一目了然。

因為 monday.com 的介面設計相當彈性,可以自訂流程管理需求,總經理袁耀慶將 31 個步驟依序設定後,所有案件的進行進度一目了然,更方便的是,同仁可以在該案件上即時對話,而專案還可再分出子項目,將對應的需求檔案直接附件在項目欄位,連同討論的記錄都會持續跟著專案的流程走,大幅降低檔案因散落不同位置、找不到或忘記了的風險,加上案件同步即時,同仁也不需要再一直詢問確認是否已完成該步驟,幫助團隊在雲端協作上更有默契和效率,在今年五月份案量大增的時候, monday.com 即時的幫助了專案管理。

應用彈性設計的多元功能,持續優化客戶服務與細緻作業

monday.com 還有一個覺得很實用的功能,就是可以在對話上 tag (標註) 相關人員並且同時附加檔案,總經理袁耀慶笑說,現在同事都會自動互相 tag 提醒作業,完全不用他再一一確認,甚至自己也常常被標註提醒。例如程序人員 tag 財務準備繳款,並將繳費單附在專案上,財務繳款完成後,也會在對話框上做回報,讓程序人員知道可往下一個步驟進行,類似社群互動方式,而所有的動作都在該專案項目裡進行,不擔心遺漏訊息。

而在未來會如何應用 monday.com 的更多功能,總經理袁耀慶分享,由於 monday.com 的欄位上可以輸入金額,考慮將案件的相關費用做記錄統計,進階管理成本;此外,也準備進一步規劃使用檢視模式,開放給客戶查看自己的案件,例如說開案送件完成維護,就可和客戶即時同步進度,因為業界一直希望讓客戶可以清楚看到案件狀況,也讓客戶更加放心。不過這部份目前內部流程還在調整,因為也會需要再細分檢視流程,總經理袁耀慶也再次補充,善加應用數位工具 monday.com 進行嚴謹的專案管控,將可以持續優化客戶服務與細緻作業。


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