高效研討會讓行銷接地氣

「哇！」「哇！」此起彼落的驚嘆聲幾乎是每一場蘋果新品發表會必備的現場音效。扣人心弦的演說、熱絡的親身互動是實體研討會難以被取代的優勢。即使網路行銷工具瓜分了大量廣告預算，實體研討會依然是許多產業「狩獵」目標客戶的重要行銷工具。有限的行銷預算下如何創造最高的績效？除了行銷工具的使用，更需要公司內部相關同仁共同合作以達到研討會設定目標。

研討會成功的第一步：行銷與業務合作，明確定義目標

舉辦研討會看似行銷部門的工作，但使用任何行銷工具前，藉由相關部門會議，共同擬定活動目標，才是研討會成功的首要關鍵。研討會舉辦的目的可以是新產品發表、既有產品新應用、針對新市場區塊的重新教育及宣傳等。目的確認後，便可讓業務人員從「廣度」、「深度」兩個面向協助確認出邀請的目標對象。以廣度為主的目標客戶設定，以新產品宣傳、建立品牌知名度為主，並針對產品屬性規劃客戶產業類別的優先邀請順序。強調深度則是針對特定產業量身訂造的溝通內容，譬如針對醫療設計、通路業等等，這種類型設定目標很清楚，適合作為廣度溝通後的後續活動規劃。

第二步：命中紅心的研討會命名

一個切中要害的研討會名稱絕對是成功的要素之一。不論是推出新產品或既有服務更新，都是為了解決客戶痛點，所以行銷人員在設定主題時，需要與最前線的業務共同討論以利了解客戶目前遇到的最大難題、擬定符合市場需要的主題。 主題確立後，研討會也該明確設定預計邀請的人數。由於網路擁有無遠佛屆、明確的廣告對象等兩大特性，近年，網路廣告宣傳已成為邀請研討會來賓的主要方式之一。但根據筆者多年經驗顯示，業務人員親自邀請及協助確認才是有效提升來賓出席率的關鍵。

第三步：掌握研討會現場及會後商機系統化追蹤

主題設定、內部協作、及客戶邀約是決定研討會是否成功的重要因素，而現場能否確實執行預排的流程、講題內容的精確度、現場布置則是成功的另一半。這些因素大幅度影響潛在客戶到達現場後是否會有後續的銷售及成交機會。故現場流程的掌握實屬重要。

業務及行銷人員也應確實記錄客戶對談狀況、名片搜集並回收問卷，以利後續盤點潛在商機及追蹤。透過自動化系統彙整客戶名單及需求狀況，讓好不容易取得的潛在客戶能夠不間斷收到公司的行銷訊息，確保耗時費力的研討會能夠創造最大的效益。