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為什麼企業要用電子交換?

根據統計,現今全國可進行公文電子交換的非公務機關多達 15,000 家,包含私人企業、學校、醫院、財團法人等不同型態。再就使用量來看,2020 年全國電子公文收發量為 143,920,092 封,2021年則成長至 146,655,410 封,短短 1 年就增加了 200 多萬封,顯見越來越多企業使用公文電子交換。

根據統計,現今全國可進行公文電子交換的非公務機關多達 15,000 家,包含私人企業、學校、醫院、財團法人等不同型態。再就使用量來看,2020 年全國電子公文收發量為 143,920,092 封,2021年則成長至 146,655,410 封,短短 1 年就增加了 200 多萬封,顯見越來越多企業使用公文電子交換。

公文是現代企業與政府溝通的重要工具,舉凡承接標案或計畫案、申請許可證或執照、主管機關政策宣導等,都會使用到公文,為了節省成本、提高效率,現今已經有很多企業導入電子公文系統,但對於經常收發公文的企業組織而言,不只是公文電子化,更要導入公文電子交換,才能真正提升效率,跟上混合辦公的新趨勢。

什麼是公文電子交換?

公文電子交換就是,透過網路傳遞與收發電子公文,與傳統寄送紙本公文的方式相比,不僅可以省下郵資、紙張、人工處理等成本,還能提高公文傳遞的效率。

台灣從 2000 年就開始推動公文電子交換,初期以企業與政府機構、或不同政府機構間的公文往來為主,2013 年起,經濟部商業司推動企業間的公文電子交換,並在中央與縣市政府建置數十個電子交換中心,透過交換中心串連起全國的公文電子交換服務,讓不同企業間也能夠進行公文電子交換。

根據統計,現今全國可進行公文電子交換的非公務機關多達 15,000 家,包含私人企業、學校、醫院、財團法人等不同型態。再就使用量來看,2020 年全國電子公文收發量為 143,920,092 封,2021年則成長至 146,655,410 封,短短 1 年就增加了 200 多萬封,顯見越來越多企業使用公文電子交換。

如何使用電子交換?

當企業與組織決定使用公文電子交換時,首先需要跟主管機關申請憑證,一般企業(指公司商號)可洽詢經濟部申請「工商憑證IC卡(MOEACA)」,而公會、協會等組織或團體,則應至「XCA 組織及團體憑證管理中心」網站申請「組織及團體憑證 IC 卡」,有了憑證後,就可以向電子交換主管機關申請啟用電子交換。

而在進行公文電子交換時,除了經濟部 webjAgent 公文電子交換系統外,也可以考慮採用叡揚資訊雲端公文管理系統 Vital OD 的電子交換介接整合模組、單位收發電子交換介接整合模組。

兩者差異點在於,webjAgent 僅具備基礎的收文、發文功能,需自行整合公文系統,且收文檔案只能保存 14 天,適合不常收發公文的企業與組織,而對於擁有眾多分支據點、經常收發公文的企業來說,Vital OD 完善的功能,可以有效提高電子公文的傳遞與管理效率。

以營造業為例,在導入叡揚資訊電子公文系統 Vital OD 後,透過 Vital OD 的單位收發模組,工地人員在跑完公文流程後,可以直接發文給主管機關,省下透過總公司傳遞公文的時間,而主管機關也可以直接行文給工地,改變過往只能行文到總公司,由總公司 Email 給工地人員,或將公文列印出來再寄送到工地的做法,大幅降低公文在傳遞過程中的遺失風險,也提高公文傳遞的效率。

整體而言,叡揚資訊 Vital OD 電子交換介接整合模組具備以下五大特性:

第一、    支援檔管局 webjAgent 電子交換 API,如同原 eClient 服務。

第二、    支援各種瀏覽器,不必下載程式至電腦,只要開啟網頁就能操作。

第三、    具備整批收文、整批發文功能,可定時進行電子交換並直接與 Vital OD 雲端公文管理系統同步資訊,簡化操作流程、提升電子收發文效率。

第四、    提供收發文狀態查詢與報表功能,方便追蹤及掌握電子收發文的詳細狀況。

第五、    收文檔案可永久留存,以便於日後蒐尋及查找。

不只電子交換模組可以提高作業效率,Vital OD 亦有許多貼心設計,例如:以圖形化顯示簽核流程,可以輕鬆查閱與追蹤公文進度;可透過手機快速完成公文簽核,送簽與核准再也不受時間地點限制,即使出差在外也能及時處理,不延誤公文的作業時程。如南迴健康促進關懷服務協會,因為服務範圍橫跨台東與屏東,幅員遼闊,導致公文傳送效率差,檔案管理難追蹤,但在導入Vital OD後,主管用手機就能簽核公文,打破辦公場域限制,將公文作業流程由一星期縮短成只有 5 分鐘。

在電子公文管理導入服務上,叡揚資訊累積近 25 年的經驗,深知各企業與組織在電子公文管理與電子交換上的痛點,並不斷優化解決方案,讓企業組織能夠享有更好的使用體驗,歡迎企業免費申請開通試用雲端公文管理系統 Vital OD >> https://www.gsscloud.com/tw/vital-od

 

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